Webová aplikace pro plánování prací servisních pracovníků

Výchozí situace

Práci servisních mechaniků plánuje více dispečerů, kteří se mohou nacházet na různých pracovištích a používat různé počítače nebo mobilní zařízení. Při plánování proto potřebují všichni pracovat se stejnými aktuálními informacemi.

Dispečer musí při přijetí nové zakázky rychle zjistit, který mechanik má v požadovaném termínu volno. Současně je nutné zajistit, aby jiný dispečer mezitím nenaplánoval stejnému pracovníkovi jinou práci a aby kalendář vycházel z aktuálního seznamu mechaniků, jejich nepřítomností a nastavené pracovní doby.

Hlavními požadavky proto byly:

• zabránit časovým kolizím při plánování práce mechaniků,

• umožnit rychle zjistit volnou kapacitu jednotlivých pracovníků,

• automaticky zobrazovat změny provedené jiným uživatelem,

• umožnit již vytvořený plán jednoduše měnit,

• spravovat údaje potřebné pro plánování přímo v aplikaci,

• zpřístupnit aktuální plán oprávněným uživatelům z počítačů nebo mobilů.

Od požadavku zákazníka k návrhu řešení

Zákazník nám popsal způsob plánování práce mechaniků i problémy, které má aplikace řešit. Na základě těchto požadavků jsme navrhli uživatelské rozhraní i provázání zakázek se zákazníky, vozidly, mechaniky a pracovní dobou.

Cílem bylo vytvořit aplikaci, ve které se dispečer rychle zorientuje a potřebné informace získá pokud možno jediným pohledem. Proto jsme zvolili podobu denního plánovacího kalendáře, ve kterém má každý mechanik vlastní sloupec a čas postupuje shora dolů.

Přehledný kalendář mechaniků

Každý mechanik má v aplikaci vlastní sloupec rozdělený podle pracovní doby. Volné časové úseky, přestávky, nepřítomnosti a naplánované práce jsou graficky odlišeny. U zakázky může dispečer přímo v kalendáři vidět například:

• naplánovaný čas,

• zákazníka,

• SPZ vozidla,

• popis požadované práce.

Dispečer tak vidí dostupné kapacity jednotlivých pracovníků přímo v kalendáři. Mezi dny lze jednoduše přecházet nebo vybrat konkrétní datum.

Automaticky aktuální plán na všech zařízeních

Pokud jiný dispečer naplánuje, upraví, přesune nebo odstraní práci na svém zařízení, kalendář se ostatním uživatelům automaticky aktualizuje. Není nutné obnovovat stránku ani znovu otevírat aplikaci. Všichni tak průběžně vidí stejný aktuální plán, i když pracují současně na různých pracovištích.

Rychlé naplánování nové práce

Novou práci dispečer zadá kliknutím na volný čas u vybraného mechanika. Doplní zákazníka, vozidlo, čas a popis práce. Délku lze plánovat s přesností na čtvrthodiny. Pokud zákazník nebo SPZ ještě nejsou evidováni, může je dispečer založit přímo při plánování a údaje se současně doplní do evidence zákazníků.

Ochrana proti kolizím

Aplikace kontroluje, zda se nová práce nekryje s již naplánovanou prací daného mechanika. Kontrola probíhá v klientské aplikaci a znovu na serveru při ukládání. Tím je ošetřena i situace, kdy dva dispečeři téměř současně pracují se stejným volným termínem. Pokud jej jeden obsadí, druhému aplikace nedovolí kolidující práci uložit.

Jednoduché změny plánu

V provozu autoservisu se plán často mění. Vozidlo může přijet později, práce se protáhne nebo je potřeba zakázku přesunout na jiný den či k jinému mechanikovi. Aplikace umožňuje již vytvořenou zakázku přesunout bez opětovného zadávání údajů. Naplánovanou práci lze také otevřít, upravit nebo odstranit. Zůstávají přitom zachovány údaje, jako je zákazník, SPZ, plánovaná doba nebo popis práce.

Správa zákazníků a vozidel

Samostatný modul Zákazníci poskytuje přehled zákazníků a jejich SPZ. Záznamy lze přidávat, opravovat a podle jejich použití také odstraňovat. U zákazníka i vozidla lze určit, zda se mají nabízet při zadávání nových zakázek. Starší zakázky přitom zůstávají zachovány, takže je možné vyřadit již neaktuálního zákazníka nebo vozidlo z nabídky bez ztráty historie.

Správa mechaniků a nepřítomností

V modulu Mechanici lze udržovat jména pracovníků, jejich pracovní pozice a období zaměstnání. Tyto údaje určují, ve kterých dnech se mechanik zobrazí v plánovacím kalendáři. Součástí modulu je také evidence celodenních i částečných nepřítomností, včetně důvodu a poznámky. Nepřítomnost se promítne přímo do kalendáře a aplikace upozorní na zakázky, které je kvůli ní potřeba přeplánovat.

Pracovní doba podle skutečného provozu

Modul Pracovní doba umožňuje vytvářet časově platná nastavení pro jednotlivé dny týdne. Jeden den může obsahovat více pracovních intervalů, takže lze zohlednit například polední přestávku, nebo může být den v týdnu označen jako nepracovní. Pro vybraný den aplikace automaticky použije odpovídající nastavení a zobrazí je v kalendáři. Dispečer proto plánuje podle skutečné provozní doby.

Aplikace jako PWA

Aplikace byla vytvořena jako progresivní webová aplikace (PWA). Lze ji používat v prohlížeči nebo nainstalovat do počítače nebo do mobilního zařízení a spouštět pomocí vlastní ikony bez nutnosti spouštět prohlížeč. PWA také usnadňuje distribuci nových verzí, které se k uživatelům dodtávají automaticky.

Výsledek

Výsledkem je společný provozní nástroj, který dispečerům poskytuje aktuální přehled o práci servisních mechaniků. Dispečeři rychle najdou volného pracovníka, aplikace hlídá kolize a podle evidence zobrazuje správné mechaniky, jejich nepřítomnosti, pracovní dobu, zákazníky i vozidla.

Aktuální změny se automaticky promítají také na ostatních zařízeních bez obnovování stránky. Uživatelé proto mohou pružně reagovat na změny provozu a mají k dispozici stejný přehled bez ohledu na pracoviště. Aplikace je u P.P.L. Autocentra dlouhodobě nasazena a zákazník ji aktivně používá.

Kompletní realizace společnosti ORAX

Pro projekt jsme zajistili kompletní realizaci:

• analýzu požadavků zákazníka,

• návrh způsobu řešení,

• návrh uživatelského rozhraní,

• vývoj klientské části aplikace,

• vývoj serverové části,

• návrh a realizaci databáze,

• nasazení aplikace do provozu.

Klientská část aplikace byla vytvořena v technologii React, serverová část v PHP. Zákazník tedy nemusel připravovat detailní technický návrh. Popsal nám svůj provozní problém a požadavky a na jejich základě jsme navrhli, realizovali a dále rozvíjíme konkrétní řešení.